הידעת?
70% משיחות המשוב הנהוגות כיום אינן אפקטיביות, ו-38% מהן אף גורמות לתוצאות העובדים והעובדות לצנוח.
הסוד: לעבור ממנהל.ת "מתקן/ת" (Fixer) שמביט.ה לעבר, למנהל.ת "מפתח/ת" (Developer) שמתמקד.ת במה שהולך להיות.
חלק א': הכנה מנצחת - מודל 4 המ"מים
מטרה (המצפן)
הגדרת מטרה היא כמו הכנסת יעד ל-Waze. בלי יעד, תסתובבו במעגלים והשיחה תתפזר. אל תנסו "לפתור הכל", אלא נסחו משפט אחד ברור: "אם העובד.ת יצא.ה עם דבר אחד מהשיחה, מה אני רוצה שזה יהיה?"
לדוגמה: "המטרה היא לחזק את היכולת של העובדת שלי להישאר רגועה גם כשהשיחה עם הלקוח קשה."
מסרים
מה העובד/ת לוקח/ת איתו/ה? לא מה שאמרתם, אלא מה שהם באמת שמעו. בחרו 2-3 מסרים עיקריים שתרצו להעביר בשפה פשוטה ובהירה, כדי לעורר מחשבה ולא התגוננות.
במקום: "תהיי נוכחת יותר בדיונים."
אמרו: "אני רוצה שתיקחי את המושכות בפגישה מול לקוח X. את מביאה אנרגיה שמרגיעה את כולם."
מכשולים
החיים עצמם נכנסים לחדר. שימו לב למה שעלול לערער אתכם בשיחה (אדישות, האשמות נגדכם, גלגול עיניים). כשתזהו את הטריגרים מראש, תישארו נוכחים ומובילים במקום מגיבים.
לדוגמה: העובד מאשים: "גם את.ה לא תמיד זמינ.ה".
תגובה מתוכננת: "יכול להיות שאת.ה צודק.ת. בוא.י נדבר גם על זה, אבל קודם נסיים את הנושא שלנו."
מסביב (הטקס)
המשוב הוא לא רק התוכן, אלא גם הטקס שסביבו. במציאות העמוסה שלנו, יצירת טקס מאפשרת לעובד/ת לצאת מהיומיום ולהיות נוכח/ת באמת.
תכננו מראש:
1. פורום: האם זו שיחת 1:1 או שצריך נציג HR?
2. זמן: בוקר או צהריים רגועים?
3. אווירה ומקום: טלפונים כבויים, ישיבה בבית קפה או בחדר שקט?
מפת שיחת המשוב
כדי ששיחת המשוב תהיה מנוע צמיחה, השיחה צריכה להיות מבוססת על הקשבה ושאילת שאלות.
השיחה מורכבת מ-7 חלקים (לא כל חלק הוא חובה בכל שיחה). לחצו כדי לראות מה כדאי לשאול:
בחרו שלב בשיחה להשראה...
חלק ג': היום שאחרי
שיחת המשוב לא מסתיימת כשהדלת נסגרת – היא רק מתחילה שם. הליווי שאחרי הוא מה שהופך משוב מ"אירוע חד-פעמי" לשפה ארגונית שוטפת.
בדיקת דופק עתידית
קבעו מראש תזכורת ביומן ושאלו את העובד.ת: "איך זה עובד לך מאז שדיברנו? מה השתפר, ומה עוד דורש חיזוק?"
הכרה בשיפור קטן
אל תחכו לשינוי ענק. תנו מילה טובה על התקדמות: "שמתי לב שבישיבה האחרונה דיברת אחרת, זה היה מדויק."
נוכחות והמשכיות
שאלו: "יש משהו שאת.ה צריך.ה ממני כדי שזה יצליח?" או "זוכר שאמרת שאני קוטע אותך? שמתי לב לזה השבוע, תודה שפתחת לי את העיניים."
להעמקה: תובנות מהמרפסת
הטיפ של אסף: פחות פחד, יותר אחריות
שיחת משוב טובה לא נולדת מרגע אחד של השראה, אלא משלושה שלבים שמרכיבים שפה שלמה: הכנה, השיחה והיום שאחרי. כשלומדים לשוחח כך, נולדת תרבות אחרת – פחות פחד ויותר אחריות, פחות ציניות ויותר חיבור אנושי.